Framework COBIT 4.1 pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk
Framework COBIT 4.1
COBIT dapat diartikan sebagai tujuan pengendalian untuk informasi dan teknologi terkait dan merupakan standar untuk pengendalian terhadap teknologi informasi. COBIT merupakan alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya IT Governanceyang baik dalam organisasi, dimana dapat menjembatani kebutuhan bisnis organisasi dan masalah-masalah teknis TI. COBIT terdiri dari 34 control objective atau proses TI yang tercermin di dalam 4 domain seperti terlihat pada Gambar 1.
COBIT dapat diartikan sebagai tujuan pengendalian untuk informasi dan teknologi terkait dan merupakan standar untuk pengendalian terhadap teknologi informasi. COBIT merupakan alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya IT Governanceyang baik dalam organisasi, dimana dapat menjembatani kebutuhan bisnis organisasi dan masalah-masalah teknis TI. COBIT terdiri dari 34 control objective atau proses TI yang tercermin di dalam 4 domain seperti terlihat pada Gambar 1.
Keempat domain COBIT tersebut adalah
1. Plan and Organise (PO) yang terdiri dari 10 proses
2. Acquire and Implement (AI) yang terdiri dari 7 proses
3. Deliver and Support (DS) yang terdiri dari 13 proses
4. Monitor and Evaluate (ME) yang terdiri dari 4 proses
1. Plan and Organise (PO) yang terdiri dari 10 proses
2. Acquire and Implement (AI) yang terdiri dari 7 proses
3. Deliver and Support (DS) yang terdiri dari 13 proses
4. Monitor and Evaluate (ME) yang terdiri dari 4 proses
Proses-proses ini dinamakan proses Generic COBIT, dimana mencakup semua proses TI yang mungkin ada dalam suatu organisasi. Untuk setiap proses dijabarkan secara rinci mengenai hal-hal yang harus dilakukan (control practice), tujuan setiap langkah (control objective), peran dan nilai (value drivers) serta risiko yang mungkin terjadi (risk drivers).
Model Kemapanan Proses IT Governance
Pengukuran tingkat kemapanan proses-proses TI sering dilakukan untuk membandingkan suatu perusahaan dengan perusahaan lain (benchmarking) atau untuk mengidentifikasi proses-proses yang perlu ditingkatkan kemapanannya. COBIT menyediakan suatu model kemapanan (maturity model) yang diturunkan dari model dari Software Engineering Institute untuk kemapanan kapabilitas pengembangan perangkat lunak, yang dikenal sebagai Capability Maturity Model (CMM). Keunggulan dari model maturitas ini adalah relatif mudah untuk digunakan oleh manajemen dalam hal menentukan baseline dalam skala dan menyadari hal-hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kemapanan. Deskripsi dan kriteria dari tiap tingkat kemapanan dapat dilihat pada tabel 1 berikut.
Pengukuran tingkat kemapanan proses-proses TI sering dilakukan untuk membandingkan suatu perusahaan dengan perusahaan lain (benchmarking) atau untuk mengidentifikasi proses-proses yang perlu ditingkatkan kemapanannya. COBIT menyediakan suatu model kemapanan (maturity model) yang diturunkan dari model dari Software Engineering Institute untuk kemapanan kapabilitas pengembangan perangkat lunak, yang dikenal sebagai Capability Maturity Model (CMM). Keunggulan dari model maturitas ini adalah relatif mudah untuk digunakan oleh manajemen dalam hal menentukan baseline dalam skala dan menyadari hal-hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kemapanan. Deskripsi dan kriteria dari tiap tingkat kemapanan dapat dilihat pada tabel 1 berikut.
Tahap pertama dalam penelitian ini adalah melakukan identifikasi proses COBIT yang digunakan di PT.Telekomunikasi Indonesia Tbk. Terdapat dua pendekatan dalam identifikasi proses COBIT :
Pendekatan top-down, dilakukan dengan melihat strategi bisnis perusahaan. Strategi bisnis perusahaan kemudian dipetakan terhadap strategi bisnis (business goal) generic dari COBIT. Dari business goal COBIT yang didapat akan dipetakan kembali kepada IT Goals, dimana untuk setiap business goal berasosiasi dengan satu atau lebih IT Goals. Dari IT goals yang terpilih kemudian akan muncul proses-proses COBIT yang bersesuaian.
- Pendekatan top-down, dilakukan dengan melihat strategi bisnis perusahaan. Strategi bisnis perusahaan kemudian dipetakan terhadap strategi bisnis (business goal) generic dari COBIT. Dari business goal COBIT yang didapat akan dipetakan kembali kepada IT Goals, dimana untuk setiap business goal berasosiasi dengan satu atau lebih IT Goals. Dari IT goals yang terpilih kemudian akan muncul proses-proses COBIT yang bersesuaian.
- Pendekatan bottom-up, dilakukan dengan melihat permasalahan yang terjadi di perusahaan. Dari IT Goals COBIT kemudian dianalisa IT Goals COBIT yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut. Dari IT goals yang didapat kemudian akan muncul proses-proses COBIT yang bersesuaian.
1. Pemetaan Business Goal PT Telekomunikasi Indonesia Tbk kedalam COBIT generic business goal. Business goal PT Telekomunikasi Indonesia Tbk diturunkan dari strategi perusahaan yang didapat dari laporan tahunan PT Telekomunikasi Indonesia Tbk tahun 2012. Hasil dari tahap ini adalah kumpulan business goal COBIT yang bersesuaian.
2. Pemetaan Business Goal COBIT terhadap IT Goals COBIT. Disini setiap business goal COBIT yang terpilih dipetakan kepada IT goals. Hasil dari tahap ini adalah kumpulan IT goals yang bersesuaian.
3. Pemetaan IT goals terhadap proses-proses COBIT. Hasil dari tahap ini adalah kumpulan proses COBIT yang bersesuaian.
4. Pengolahan data proses COBIT yang dilakukan dengan cara:
a. Identifikasi dan pemilihan proses COBIT, akan dipilih 8 proses COBIT untuk dibahas lebih lanjut
b. Pengukuran tingkat kemapanan untuk setiap proses COBIT terpilih
c. Melakukan prioritas perbaikan terhadap dua proses COBIT terpilih
d. Merekomendasikan perbaikan untuk prioritas perbaikan. Rekomendasi dapat berupa proyek, prosedur atau hal lain.
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan survey dengan menggunakan kuisioner. Data yang dikumpulkan adalah tingkat tingkat kemapanan dari proses-proses COBIT yang terpilih. Kuisioner diadaptasi dari definisi masing-masing tingkat kemapanan pada maturity model yang terdapat dalam dokumen COBIT 4.1. Kemudian dilakukan pengolahan data dengan cara yang diadaptasi dari “The COBIT Maturity Model in a Vendor Evaluation Case”. Contoh kuisioner untuk proses ME01 dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
b. Pengukuran tingkat kemapanan untuk setiap proses COBIT terpilih
c. Melakukan prioritas perbaikan terhadap dua proses COBIT terpilih
d. Merekomendasikan perbaikan untuk prioritas perbaikan. Rekomendasi dapat berupa proyek, prosedur atau hal lain.
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan survey dengan menggunakan kuisioner. Data yang dikumpulkan adalah tingkat tingkat kemapanan dari proses-proses COBIT yang terpilih. Kuisioner diadaptasi dari definisi masing-masing tingkat kemapanan pada maturity model yang terdapat dalam dokumen COBIT 4.1. Kemudian dilakukan pengolahan data dengan cara yang diadaptasi dari “The COBIT Maturity Model in a Vendor Evaluation Case”. Contoh kuisioner untuk proses ME01 dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
Dari penjelasan COBIT diatas PT Telkom Indonesia telah mengimplementasikannya kedalam sebuah website untuk para manager dan pegawai telkom dan hanya dapat diakses terbatas. Website dapat diakses di portal.telkom.co.id.
Gambar 2. Login Portal Telkom
Portal Telkom dapat diakses oleh seluruh pegawai telkom, namun ada beberapa fitur yang hanya dikhususkan oleh manager untuk dapat melalkukan proses bisnis tertentu.
Gambar 3. Home Portal Umum
Gambar 4. Home Portal Privacy
Salah satu bentuk Kolaboraso Online juga dengan adanya fitur shared files dan TCU Library, dimana antara pegawai dapat berbagai file melalui portal dan dapat mengunduhnya disaat yang dibutuhkan. Berikut juga dengan TCU Library dimana ada berbagai manual book atau buku-buku referensi lainnya yang dapat dilihat status katalognya secara online dan dapat dipinjam secara online. Berikut juga dengan catatan dinas yang telah dilakukan oleh pegawai tersebut. Portal Telkom juga menyediakan fitur yang dapat memonitor kesehatan para pegawainya, yaitu Yankees Online dimana didalamnya ada data pribadi saudata, formulir pengajuan restitusi, pengecekan kelengkapan dokumen restitusi, hasil medical check-up, modul medical record dan informasi tentang biaya pengobatan baik pegawai maupun keluarga pegawai.
Gambar 5. Tampilan Yankees Online
Sebagai perusahaan yang telah Go-Public Telkom juga menyediakan fitur Employee Stock Ownership Program Online yang menyediakan pergerakan harga saham PT Telkom.
Gambar 6. Tampilan ESOP
Telkom Learning Card juga disediakan oleh Portal Telkom yang didalamnya ada daftar pelatihan.
Gambar 7. Daftar Pelatihan
Portal Telkom juga menyediakan SPT Secara Online dan Sistem Informasi Pensiun Dini, Cuti, Beasiswa, dan Etika Bisnis.
Gambar 8. Sistem Informasi Pensiun Dini
Gambar 9. SPT Online
Gambar 10. Pengajuan Cuti Online
Urusan Dinas Portal Telkom juga menyediakan fitur-fitur yang dapat membantu operasionalnya, Seperti SuratPerintah Perjalanan Dinas yang didalamnya terdapat Informasi top manager kepada pegawai nya mengenai perintah perjalanan dinas maupun pengajuan perjalanan dinas yang disetujui.
Gambar 11. Etika Bisnis Online
Gambar 12. Status SPPD
Gambar 13. Beasiswa Karyawan PT Telkom
Portal Web Telkom juga menyediakan fitur Distinct Job Manjual dimana didalamnya dijelaskan peran dan tanggung jawab dari job title pegawai tersebut, kemana mereka melapor, Job description, Job Resources, Job Authority, Job Requirement, Job Path dan Aktivitas Terkait lainnya.
Gambar 14. Distinct Job Manual
Selanjutnya adalah Aplikasi Sasaran Kerja Individu (SKI Online).Aplikasi SKI Online merupakan salah satu pengimplementasian aplikasi paperless office dan Workflow System yang mengubah data-data hardcopy kedalam bentuk softcopy. Cara kerja dari aplikasi SKI Online ini adalah dengan menggunakan media Aplikasi berbasis WEB, yang berfungsi untuk melakukan input/ mamasukkan data data hardcopy berupa data dokumen SKI, NKI, atauLaporan Berkala. Dokumen-dokumen ini nantinya akan mengikuti suatu alur proses kerja yang telah ditentukan. Dokumen akan terkirim kepada penilai 1 dankemudian penilai 2, Alur proses dari dokumen-dokumen ini secara transparan dapat diamati dan dilihat oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam proses tersebut.
Dengan adanya aplikasi SKI Online, seluruh dokumen dapat diamati oleh setiap karyawan. Sehingga setiap karyawan dapat melihat kegiatan penyusunan dokumen-dokumen bawahan atau atasannya. Keuntungan lainnya adalah proses pembuatan Dokumen SKI, NKI, ataupun Laporan Berkala dapat dilakukan dengan waktu lebih cepat. Dengan aplikasi ini dimungkinkan setiap data yang dimasukkan atau diinputkan oleh seluruh karyawan dapat ter-arsip dengan baik. Kemudian untuk pengguna dari bidang SDM dapat melakukan proses pencarian data karyawan dengan cepat, mudah dan dapat mencetak dokumen SKI atau NKI karyawan yang diinginkan’.
Aplikasi SKI Online menjamin keamanan dokumen dengan pembatasan/ personalisasi akses untuk setiap pengguna Aplikasi. Hal ini dimungkinkan dengan penggunaan Sistem Operasi Windows 2000 Server (metoda NTFS – Network File System) dan DataBase Server menggunakan Oracle 8.0. Disamping itu, tidak semua pengguna dapat mengupdate isi dokumen-dokumen Aplikasi SKI Online, kecuali Administrator. Administrator memiliki privilage yang tertinggi dalam aplikasi ini.
Gambar 15. Tampilan SKI Online 1
Page informasi pribadi secara personal mengenai gaji, tunjangan dan bonus pegawai. Dan juga terdapat PMO (Page SMILE (Supply Management Information for Logistic Enhancement) Online)Supply Management Information for Logistic Enhancement), aplikasi web online manajemen logistik memberikan Solusi kepada Anda dan Team Anda, di manapun mereka berada dalam mengelola program kerja, proyek maupun aktivitas lainnya secara detil, sederhana dan mudah. Melalui aplikasi Supplier Online ini perusahaan eksternal dapat melakukan pendaftaran sebagai Supplier Telkom, memperbaharui data perusahaan dan dapat memonitor performansi pekerjaan yang ditangani perusahaan Bapak/Ibu secara langsung.
Gambar 16. Tampilan SKI Online 2
Gambar 17. Page Informasi Pribadi
Dengan sistem informasi Human Resource berbasi web ini dapat meningkatkan efektifitas dan alur informasi yang begitu cepat dan terstrukut sehingga dapat memudahkan para pegawai khususnya yang berkepentingan dalam departemen sumber daya manusia untuk meningkatkan operasional bisnisnya dan dapat emningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Sumber dan referensi:
https://media.neliti.com/media/publications/88784-ID-pengukuran-tingkat-kemapanan-it-governan.pdf
Tugas Softskill:
- Annisa Muhfida - 18116316
- Zerra Triani - 17116932
- Annisa Muhfida - 18116316
- Zerra Triani - 17116932
Komentar
Posting Komentar